目錄

前言 57項超效率工作術，切換大腦開關、創造更好的成果

第1章

提升時間的生產力

hack 01

被動時間→自主時間

增加自我掌控的時間

hack 02

配合他人→以自己為主

掌握主導權因應各種狀況

hack 03

好好先生→拒絕技巧

學會說不，減少工作量

hack 04

煩惱→決定

照規矩做決定，告別無謂煩惱

hack 05

時間的量→時間分配

有效利用有限時間

第2章

提升工作執行力

hack 06

執行工作的方法→了解背景需求

不躁進，解讀指令背後的意圖

hack 07

隨機行事→計畫

將該做的事項寫下來

hack 08

處理速度→不做的事

捨棄無效的事項和做法以達到目的

hack 09

凡事自己來→職責分配

克服「自己做比較快的毛病」

hack 10

被動→事先預測

搶得先機，掌握主導權

hack 11

自己的工作→下一階段的工作

執行工作時，也應注意後續工作的需求

hack 12

等待情報→按照假設行動

避免地毯式驗證，鎖定目標再行動

hack 13

最終成果→進行狀態

執行過程中進行確認

hack 14

凡事盡快→設定截止時間

主動設定截止時間，讓自己動起來

第3章

提升溝通效率

hack 15

傳達方→接收方

配合對方改變說話方式

hack 16

描述過程→說重點

報告時要配合對方需求

hack 17

說結論→統合前提

以四大前提為共識進行討論，讓溝通更順暢

hack 18

說明→提問

主動提問，掌握溝通主導權

hack 19

形容詞→數字

避免模糊不清，消除無效資訊

hack 20

理性正確→善用比喻

促進直覺理解

hack 21

直接反駁→傾聽

從「爭輸贏」進入「對話」

第4章

提升資料製作的文書力

hack 22

促進理解→促進判斷

重點不是讓對方理解，而是幫助對方判斷

hack 23

廣泛蒐集→聚焦最必要的資料

只蒐集足以協助做出判斷的資料

hack 24

全部逐字看完→選取可用部分

根據判斷標準，先確認資料是否有用

hack 25

事實→線索

分析情報導出「線索」

hack 26

想到什麼就寫什麼→構思整體內容

先想好架構，再填寫內容

hack 27

只有文字→善用圖示

複雜內容簡單說明白

hack 28

用力填滿→簡潔俐落

簡化資料文字和視覺資訊

第5章

提升開會效率

hack 29

不說話→習慣發言

養成發言習慣的五大步驟

hack 30

開會方法→會議目標

開會時，應區分方法與目的

hack 31

在會議上說明→事前共享資訊

事先共享資訊再開會

hack 32

且戰且走→注意時間

縮短開會時間，善用每一分鐘

hack 33

意見紛雜→統合論點

焦點明確，避免偏離主題

hack 34

筆記本→善用白板

將言語空戰化為有形文字

hack 35

現場氣氛→決議方式

事先決定開會結果的決定方式

hack 36

結論→行動

做出結論後，決定下一步行動

第6章

提升學習效率

hack 37

輸入→產出

與時俱進，學習必要的知識和技能

hack 38

消費性閱讀行為→投資性閱讀行為

有效活用閱讀，創造獨特見解

hack 39

觀察→洞察

學習看穿事物本質

hack 40

情報量→思考力

鍛鍊別人無法輕易模仿的特有競爭力

hack 41

知識→經驗

透過行動增加經驗值

hack 42

答案→找出答案的方法

向一流人才偷學找出答案的思考方式

hack 43

現象→法則

從看得見的現象解讀法則

hack 44

單迴路→雙迴路

跳脫框架，創造新商業與價值

第7章

提升思考的生產力

hack 45

只看數字→理解目的

掌握數字背後的目的，做出新選擇

hack 46

增加量→提升質

減量增質，停止無效努力

hack 47

尋找答案→尋找問題

透過「適當的提問」解決問題

hack 48

堅持正確答案→建立假設就去做

從正解思考轉成假設思考

hack 49

只靠靈感→善用思考框架

不依賴第六感和發想力，運用思考框架

hack 50

部分→整體

擴展視野，增加選項

hack 51

一直不安→採取行動

克服焦慮，付諸行動

第8章

提升發想能力

hack 52

思考結論→釐清前提

提出顛覆常識的新創意

hack 53

具體思考→概念思考

自由切換於無形概念與具體事物，發想出新創意

hack 54

邏輯思考→類比思考

培養聞一知十的能力

hack 55

理性思考→著眼於感性

注重感性面，而非合理性

hack 56

一人思考→眾人思考

學習文殊智慧

hack 57

從現狀思考→從未來回推

設定理想未來，從根本解決問題

後記 打破努力迷思，用最小投入做出最大成果

參考書目

 

（序）

前言 57項超效率工作術，切換大腦開關、創造更好的成果

「在執行工作的過程中，有時候會遇到不知該從哪裡著手的情形。」

「經常配合他人步調，讓自己疲於應付。」

「我能完成工作，但比起優秀人才，總覺得自己有所不足。」

「我明明很努力，卻一定得加班才能完成工作。」

「每天光是忙手邊的工作就累得喘不過氣，沒時間跟進部屬與後輩的工作進度。」

你是否也陷入了以上狀況，早已精疲力盡？

●你需要的是「不拚命努力也可以」的工作訣竅

日本人自古認為「努力是一種美德」，這是根深蒂固的正向文化。

凡是認真誠懇的人都認為自己努力不夠，即使用盡自己的時間也要把工作做好，筆者認為這是很正確的觀念。

不過，現代社會主張提升生產力、改革工作型態，若將工作與生活之間的平衡、心理健康和育兒需求等因素考量在內，如今已經是不允許靠努力彌補生產力低下的時代了。

說得具體一點，「做不好是因為不夠努力」、「只要多花點時間就能做好」的想法，已經不適用於現代職場。

對現今大多數的上班族來說，最需要的不是「更努力一點」，而是「不那麼努力也可以」的工作祕訣。

2020年受到新冠疫情影響，許多企業實施遠距工作，不少人已經體驗過居家辦公的工作型態。各位一定要趁著這個機會，將自己腦中的開關從「工作量」切換至「工作品質」。

●怕麻煩是提高生產力的誘因

筆者過去曾在外資顧問公司和廣告代理商工作，在不同業界累積資歷，在前者學會了合理推動事物的方法，更在後者培養出與企劃人員、創作者等各種人才合作，共同推廣活動專案的技巧。本書收錄的57項超效率工作術，全是從過去經歷學到的精髓。

一聽到「效率」和「生產力」，有些人可能會立刻產生拚命趕工的窒息感，忍不住想逃避，覺得自己怕麻煩，高效率和高生產力的工作方式不適合自己，其實這是極大的誤解。

筆者的同事中野先生，就是一位「超」怕麻煩的人。正因為他很討厭麻煩事，為了不讓自己困擾，他想出許多方法減少無謂工作，提升生產力。他成功地將怕麻煩的個性，轉換成提升生產力的武器。

值得注意的是，如果為了減少繁瑣工序而過度努力使自己受苦，這是本末倒置的做法。

各位該做的不是「咬牙努力苦撐」，而是「切換大腦開關」。若能一一切換大腦開關、親身實踐，周遭同事對你的看法與評價一定會改觀；更重要的是，你也能在短時間內創造更好的成果。

本書內容既有新創意，也有普遍已知的道理。衷心希望各位學會新的方法，至於目前已知的技巧，也可用來確認自己是否真的做到。

若一項一項自問「是否真的做到？」，就會發現自己沒做到的事高達三到四成。簡單來說，「知道」與「做到」差異甚大，「做得到」和「每次都做到」也是兩碼子事。

建議各位將本書放在職場辦公桌或家裡的書桌上，當成確認清單時刻檢視自己，也希望各位盡可能嘗試書中介紹的方法，幫助自己高效完成工作。

本書總共介紹57項超高效工作技巧，假設一個月的上班日為二十天，每天實踐一項超高效工作技巧，大約三個月就能將書中內容完全實踐一遍。

三個月後回顧自己的工作內容，如果發現沒有做到的地方，不妨重複實踐。相信一年之後，你的工作生產力一定會有大幅進步。

（內容連載）

hack 11

自己的工作→下一階段的工作

執行工作時，也應注意後續工作的需求

X總是被負責下一階段的同仁催促。

X一直拖延工作進度。

組成團隊一起工作或參與跨部門企劃時，若自己負責的工作延遲拖累進度，很可能被負責下一階段的同仁拚命催促。

常聽人說「工作規劃最重視優先順序」，安排工作細項的優先順序若只考慮到自己的工作範圍，將嚴重影響到負責下一階段的同仁，對方的優先順序會被打亂。

為了避免這樣的問題，決定先做哪件事時，也一定要考慮下一階段同仁的優先順序。此時，應注意以下三點。

重點1：增加溝通頻率

重點2：掌握工作的必要重點

重點3：主動創造讓自己動起來的慣例

重點1：增加溝通頻率

你的工作進度有可能會嚴重影響到下一階段的同仁做事，當對方完全看不到你的進度時，一定會很擔憂，可能在你的工作截止日前幾天開始拚命催促，或是等不及你完成工作，就先執行自己的工作。

不瞞各位，筆者過去也曾有一段時間認為「只要在自己的期限內完成工作即可」，一心專注在自己分內的工作，完全不與下一階段的同仁溝通。

這麼做的結果，導致對方等不及筆者做出成果，就先執行自己的工作。後來我們要串聯前後期的工作成果時，卻發生內容不適用的情況，必須從頭再來過。這樣的情形發生過很多次。

後來我改變做法，每天寫電子郵件，向下一階段的同仁報告進度。如此一來，對方不再拚命催促，也大幅減少砍掉重練的情況。

說到催促，無論是催促方或是被催促的人心情都很容易不好，還要浪費時間，降低生產力。有鑑於此，各位如果接下「後面還有其他階段」的工作，請務必妥善與對方溝通。

重點2：掌握工作的必要重點

責任心強的完美主義者事事都想「做到完美」，不希望看見不上不下的工作成果，造成後面同仁的困擾，因此總是習慣花費大量的時間與心力，把工作做到無可挑剔。但這麼做的結果，只會拖延截止日或每天加班，根本算不上是高生產力的工作方式。

工作並非「做到完美就是好的」，時代已經變了，不管做到多完美，只要花費過多的時間與心力就是沒效率的壞事。

在這個改革工作型態的時代裡，各位要達成的不是「完美」，而是看出這項工作的「必要重點」。即使自己覺得成果不夠完美，只要下一階段的同仁可以接受，就不需要再做過多努力，避免白費心血，降低自己的生產力。

重點3：主動創造讓自己動起來的慣例

「現在立刻做最好」，「但是，就是提不起勁來呀～」──很多人的內心都會有許多想法互相拉扯，結果一天拖過一天，最後眼見截止期限快到了便驚慌失措。其實，這是人類常見的弱點。

如果你經常陷入這種狀態，不要靠自然的幹勁讓自己動起來，不妨「主動創造讓自己動起來的慣例」。

筆者也是人，有時難免會受到心情或身體狀況影響，無法提起勁來工作。這個時候，我的例行公事就是「先做一份資料封面」。遇到需要很多份資料的情形，我也會先做好所有資料的封面。「先做封面」可以稍微轉換情緒，打造工作節奏。

心理學有一個名詞叫做「蔡加尼克效應」（Zeigarnik effect），指的是比起已經完成的工作，人的心理傾向比較在意「未完成的工作」。因此，從製作少量資料著手，有助於喚起幹勁，維持工作動機。

此外，我有一個朋友，每當他覺得提不起勁來就買書來看。他認為「既然買了書，就要好好努力」，買書是他開啟幹勁的開關。

平時從客觀角度反思自己，了解做什麼事可以讓自己產生幹勁，並將這件事設定為慣例，克服拖延病。

hack 11總結

◎安排工作的優先順序，也應考慮下一個階段的工作需求。

◎多與下一個階段的同仁溝通，避免對方一直催促或是得從頭來過。

◎與其花費過多的心力追求完美，不如以最少的心力完成工作的必要重點。

◎主動創造可以喚醒幹勁的慣例。