5%一流人才的超效時間術：用最少努力，做出最大成果

目次

前言　用最少努力，達到最大成果

 

【第1章】為什麼24小時完全不夠用？

﹝1-1﹞95％上班族中，有94％覺得「時間不夠用」

﹝1-2﹞95％上班族中，有74％反對「強制性的不加班」

﹝1-3﹞95％上班族中，有67％覺得「加班大多是上司的錯」

﹝1-4﹞95％上班族中，有53％認為「先提升效率再談成效」

﹝1-5﹞95％上班族中，有45％覺得「只要努力，總有辦法解決」

 

【第2章】那些你以為有效，實際上無效的時間術

﹝2-1﹞別相信「十分的管理，能做出十分的成果」

﹝2-2﹞別認定「工作效率是取決於才能」

﹝2-3﹞別急著「蒐集只是看似重要的資訊」

﹝2-4﹞別以為「應該背下所有快捷鍵」

﹝2-5﹞別試圖「用自己的經驗和知識來思考」

COLUMN　菁英不刻意學習英語

 

【第3章】95%的人不知道，意外卻有效的菁英時間術

﹝3-1﹞不在午餐時段進食

﹝3-2﹞積極利用「嘆氣」來放鬆

﹝3-3﹞讓「低風險、低報酬」的成果積少成多

﹝3-4﹞每天最多只花五分鐘蒐集資訊

﹝3-5﹞執行過程中會暫停一下

﹝3-6﹞時間的餘裕，來自從容的心境

﹝3-7﹞將「資訊」轉化成「洞見」才能打動人

﹝3-8﹞集結旁人的力量，迅速完成工作

﹝3-9﹞排除會削減熱忱的工作

﹝3-10﹞桌上不放飲料

﹝3-11﹞用昂貴的鍵盤來縮減工時

﹝3-12﹞「短暫外出」足以提升工作效率

COLUMN　菁英投資公事包跟鞋子的原因

 

【第4章】「ABC按鈕」和加班說再見

﹝4-1﹞一般員工跟菁英，究竟哪些不同？

﹝4-2﹞菁英的六種行動特徵

﹝4-3﹞套用菁英時間術的「ABC按鈕」

切換鈕A：坦然接受過去的浪費行為

切換鈕B：加速行動，打造獨有的儀式

切換鈕C：保持專注、持續下去

 

【第5章】脫離加班泥地獄的「ABC按鈕」──實踐篇

●切換鈕A：坦然接受過去的浪費行為

﹝5-1﹞清楚劃分工作時間與思考時間

﹝5-2﹞以輸出為優先

﹝5-3﹞時間要用於規劃而不是計劃

﹝5-4﹞比起提升成功率，不如設法降低失敗機率

●切換鈕B：加速行動，打造獨有的儀式

﹝5-5﹞把自己調整到能立即開工的狀態

﹝5-6﹞決定「要放棄什麼事」

﹝5-7﹞建立放棄標準的「檢查程序」

﹝5-8﹞手寫筆記是超強輸入工具

●切換鈕C：保持專注、持續下去

﹝5-9﹞不慢工，也能出細活

﹝5-10﹞減少花在「煩惱和擔憂」的時間

﹝5-11﹞考量到投資報酬率，欲速則不達

﹝5-12﹞要知道，自我否定只是一種「妄想」

COLUMN　菁英喜歡橄欖球勝過棒球，為什麼？

 

【第6章】明天起準時下班的「ABC按鈕」──個人篇

●時間管理

﹝6-1﹞在週五寫下兩個「重要工作」

﹝6-2﹞以四十五分鐘為單位來處理工作

﹝6-3﹞開口說出給自己的獎賞

﹝6-4﹞建立「被認同」的機制

●強化自制力

﹝6-5﹞用指針時鐘來激發逆向思考

﹝6-6﹞跟三位旁人分享行動目標與截止期限

﹝6-7﹞每週打掃一次廁所

●提升專注力

﹝6-8﹞利用耳罩式耳機

﹝6-9﹞變更通知設定

●提升作業效率

﹝6-10﹞動手寫下來

﹝6-11﹞善用語音輸入

﹝6-12﹞運用自動校正模式

●資訊輸入

﹝6-13﹞邊散步邊聽有聲書

﹝6-14﹞使用倍速播放功能

●情報輸出

﹝6-15﹞利用「間隔」改變氣氛

﹝6-16﹞記住三種三秒肢體動作

 

【第7章】用團隊力量縮減工時的「ABC按鈕」──組織篇

●最強的凝聚力

﹝7-1﹞用「得寸進尺法」來拜託人

﹝7-2﹞五個原則，打造高自主團隊

﹝7-3﹞三個動作，縮短會議時間

●避免溝通誤會

﹝7-4﹞用三明治認同法，打斷冗長發言

﹝7-5﹞圓融拒絕的三個技巧

﹝7-6﹞七種有效共鳴&附和技巧

﹝7-7﹞對方的好處，提早五分鐘想好

●推動專案

﹝7-8﹞以五人為一小隊來活動

﹝7-9﹞打造相互激勵的環境

﹝7-10﹞安排一位負責指導的教練

 

結語　開始、持續和自覺

前言

◎前言　用最少努力，達到最大成果

你總是到了夜深人靜時才完成工作，明明完全沒有偷懶，也用盡全力處理了，但每次回過神來，時間總是不夠用。過慣了被工作追著跑的日子，卻也沒得到周遭人們的賞識。上司雖然說過盡量不要加班，但其實真的很少機會能夠準時下班。

雖然隱約覺得「必須好好加油」，但也沒什麼閒暇時間找回對工作熱情與動能，更何況一直以來，自己也不追求什麼特別華麗亮眼的資歷。而且回到家之後，還是想做些平常喜歡做的事……。

我從前過的就是這種上班族生活，所以深深明白，要加班才得以處理完工作的最大原因之一，不是因為你能力差，只是沒有找到更簡單的做法而已。另外，你之所以總是被工作追著跑，不是因為沒幹勁，而是因為各種資源（時間、集中力、精力）終究是有限的。

英文有句俚語說道：「假如你手上只有槌子，那麼所有東西看起來都會像釘子。」這句話指的是，假設一個人知道的方法有限、過度執著於固有概念，或者過去的成功經驗，遇到事情全部想用同一種方法（槌子）來解決，就無法釐清問題的本質。

要是一個人只以做完眼前的工作為目的，將很難成就本來應該追求的目標。這種把手段當成目的，以結論為前提採取的行動稱作「確認偏誤（confirmationbias）」。

「確認偏誤」是一種把預定好的結論（既有信念）當成最終目的，並採取行動的現象。在無意識之間，你習慣了被工作追著跑的生活，距離原本的目標越來越遠，不知不覺，完成工作成了唯一的目標，甚至產生達成這個目標的充實感。但回過神來，又陷入無止盡的加班中……。

 

想從這種「加班泥沼」中脫身，其實有一些「以最低限度努力，脫離現狀的方法」。那就是前五％的菁英員工（以下簡稱為菁英）具體實踐的時間術。這種時間術也同樣適用於九五％的一般員工（以下簡稱為一般員工）身上。

在仿效菁英時間術的二．二萬人當中，有八九％的人回答「確實能以更短的時間達到更好的績效」。

 

我過去曾任職於微軟，後來為了創立提升業務效率、改善學習方法的企業而辭去原本的工作。我的公司──CrossRiver至今已支援八百家以上的企業及團體強化生產力，並協助近十七萬名的上班族提升業務效率。Cross River的工作人員，包括我自己，都是以週休三日為前提，提供客戶相關協助，因為縮短工時本身就是我們的目標。

Cross River從合作過的企業及團體中，找出工作表現優秀的員工，並獲得各家企業的管理層協助，深入分析這些在人事評價中只占五％，最頂尖的菁英們採取了哪些行動。這些菁英的共同點，以及和其他九五％一般員工的差異，都整理在前作《AI 分析，前5％菁英的做事習慣》（大是文化出版）中，前作出版後意外廣獲好評，再刷超過十四次，甚至促成海外翻譯出版的契機。

緊接著，針對在新冠疫情中仍能維持良好績效的領導者們，我也整理出他們常採取的行動與習慣，並撰寫成《共感團隊》（木馬文化出版），於二○二一年出版，上市後兩週內，就獲得銷售三萬本的成績，榮登日本暢銷書排行榜。

但是，我並沒有因為銷量而得到滿足。畢竟我書寫的目的，是希望有更多人採取正確的行動方針，所以我會在本書中再次強調下面這項重點。

 

本書的目的，不是讓你「單純知道」，而是讓你「成功辦到」。

 

書中以「時間術」為主軸，而且實踐度比前兩本著作《AI 分析，前5％菁英的做事習慣》和《共感團隊》更高，將內容聚焦在可複製化的方法同時，致力於降低執行的門檻。

目標不用放在非成功不可，只需要稍微改變一下行動模式就夠了。

這麼一來，便能透過最低限度的努力，逃離加班的泥沼。

希望各位實際嘗試之後，體會一下「效果好到超乎預期！」的感受，那正是你意識產生轉變的瞬間。

要改變一個人的意識，往往要花費五年、甚至十年的時間。

所以先從改變自己的行動開始吧。在意識自然產生轉變之後，才能捨棄不必要的程序，傾全力在最重要的事情上，做出一定成果。一旦有了成果，不論在公司內外，你都能擁有更廣泛的選擇餘裕。

 

希望本書能幫助更多讀者脫離加班泥沼，讓工作不再是一件苦差事。

 

二○二二年五月

 

內文試閱

◎菁英不刻意學習英語

　　不斷創造成果的優秀菁英們大多擁有強烈的學習意願，而且切實地掌握了能在公司內外大顯身手的相關技能。

　　然而，當我們同時針對九五％一般員工和五％菁英進行調查後，發現學習英語的菁英並不多。即使有一部分人是因為曾出國留學、歸國子女或有駐外經驗，但其比例與一般員工相差無幾。

　　從數據來看，「 會說英語的人，就能成為優秀員工」的邏輯似乎不成立。由於我學過中文，所以對這項結果感到好奇，於是另外以「為什麼菁英不學習英語」為主題進行了調查。

　　結果，我們發現菁英不刻意學習英語有兩大原因。

 

　　首先，第一個原因是為了消除妄想。

　　他們不以使用英語工作為目的，而是將英語視為持續創造成果的手段之一。為此，他們試圖擺脫「如果多益（TOEIC）取得高分，就能在外資企業大顯身手」這類偏離目標的妄想。

　　有一些菁英提到「不說英語不代表沒有語言能力，一方面是羞於開口說，一方面是內心感到抗拒。」為了消除心理上的抗拒感，他們認為「與其為了考多益而學習，不如在公司內外增加與亞洲人用英語交談的機會」。

　　如果是跟母語為英文的美國人或英國人交談，會增加心理上的抗拒感，所以他們會製造機會到菲律賓、香港或新加坡工作，與同樣將英語列為第二外語的亞洲人，例用午餐等場合進行交談。這樣一來，既能跨越心理障礙，又能透過表達自己的想法，提升自我肯定感、增強自信心。

　　菁英把學習的本質理解為「適應變化」。因此，他們遵循的學習方法是「熟能生巧」，除了進行輸入式的「學習」，也會記得要為了「習慣（熟能生巧）」而進行輸出。

 

　　第二個原因，是他們預期自動翻譯科技的發展。

　　菁英樂見於科技發展，因而盡量不浪費時間透過讀書等方式，來學習今後能輕易取得的未來資訊。

　　正如現在學習算盤的人，與過去相比減少了許多，所以他們「不去學今後會被新科技取代的事物」。自動翻譯技術日新月異，例如Zoom（雲端視訊會議）在過去幾年中，已經推出了能夠自動翻譯發言的服務。我自己也切身感受到微軟和Google擴充套件中，自動翻譯程式逐月提升的準確度。

　　很多菁英早已預見，人工智能（AI）操作語言的能力會加速發展。即使外語溝通不會馬上被人工智能取代，但他們已考量到「或許不必花大量時間來學會外語」，進而做出「現在不學也可以」的判斷。

 

　　當投入學習外語的時間減少，菁英轉而把力氣投入「磨練寫作能力」上。

　　由於商務通訊已成為常態，為了不耽誤合作對象的時間，有必要學會「簡單扼要地傳達正確訊息」。目的是避免長篇大論，而是以短句來做正確表達。

　　另外，菁英也認為如果無法用母語進行有邏輯的溝通，那麼就算會說英語也很難有效傳達訊息給外國人。

　　人無法百分之百預測未來，但正如計算機取代了算盤、計程車取代了馬車一樣，未來仍會不停變化。雖然不知道這個變化何時會加速，至少能去做預測。

　　菁英會去預測未來會發生的變化，然後回頭思考「當下該做什麼」，並採取行動。

 

 

◎菁英不在午餐時段進食

　　我們在分析員工的出勤行為時，發現好幾位菁英會將午餐「省略掉」。雖然人數不算多，卻有將近一七．二％的菁英不在午餐時段進食；一般員工之中，午餐時段不進食的比例僅為一．八％。相比之下，不吃午餐的菁英人數大約是後者的十倍。

　　因為很好奇他們為什麼不吃午餐，我們進行了相關調查。結果顯示，他們並非單純地埋頭工作，而是利用時間採取某種行為模式。

　　那就是「高效午睡（powernap）」和「分散補充能量」。

由於這類菁英會確保充足的睡眠時間，所以我們進一步詢問：「為什麼仍然覺得午睡有其必要？」得到的回答大多是「為了在午後決勝負而蓄備體力」。他們認為午前的三小時很容易保持專注，相比之下，午後的五小時則難以保持專注和持續的行動。

　　他們還提到自己會「利用午餐時間，找個安靜的地方閉目養神、慢慢放鬆身體」。此外，蠻多菁英會在午睡前飲用咖啡。因為午睡片刻後，睏意仍未散去的話，會使他們較慢進入下午的工作狀態。由於咖啡因在喝完的三十分鐘左右才發揮作用，所以只要在午睡前喝的話，便能馬上進入工作狀態。

 

　　我曾以為「如果不吃午餐，餓著肚子很容易降低工作效率」，但菁英卻會在午後短暫休息一下，攝取水果或飯糰來補充營養。甚至有不少人會攝取含糖量較低的零食、堅果和乾果。

　　市面上大多數的午餐選項，都含有大量的碳水化合物和糖分，有時攝取過多能量會讓人昏昏欲睡。對於想好好衝刺午後業務的菁英來說「睏意等於大敵」。所以他們不會在午餐時間一口氣大量攝取能量，而是分散到上午和下午的時段，少量多次的補充能量。採取這種策略來控制血糖值，盡量避免睏意產生。

　　不過，菁英偶爾也會和同事、上司共進午餐。而他們往往會選擇低醣低脂的飲食，或只吃少量白飯來控制攝取的能量。

　　對菁英來說，商業午餐的目的並非填飽肚子，而是與同事交流互動、分享情感，以及展現對他人談話感興趣的場合。為了達成這個目的，他們會將食量控制在午後不至於產生睡意的範圍內。

 

　　萬一還是抵檔不住睡意，他們會起身做點伸展運動、促進血液循環，或者飲用冷水、吃點薄荷涼糖來提神。也有一些人會咀嚼巧克力或軟糖，來擺脫低血糖狀態。

　　還有一個令人意外的回答是「人在飢餓時更容易進入戰鬥模式，所以稍微有些飢餓感正好」。甚至有些菁英表示「就連獅子也是在飢餓狀態下，反應才如此靈敏呢」。

　　菁英傾向在工作期間吃零食，透過分散補充能量，也是一種保持專注的策略。現在我們明白為什麼很多菁英會說「午後定勝負」的理由了。