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報告力:報告寫得好,輕鬆搞定所有人!寫好報告與論文的6堂必修課

Writing Successful Reports and Dissertations

出版品牌:木馬文化

作者:露辛妲.貝克 Lucinda Becker

譯者:王敏雯

ISBN:9789863592754

出版日期:2016-08-03

定價:NT$  320

優惠價:NT$288

內容簡介 |
報告寫得好,輕鬆搞定所有人!
用報告說服你的老闆、同事與客戶
學會6個關鍵步驟,任何報告都能寫!

 
█不知道報告或論文怎麼寫?
█覺得報告很難寫,總是拖到最後一刻才動筆?
█如何讓報告更有說服力、看起來更專業?

若有以上困擾,你需要這本書!教你寫出結構嚴謹,有說服力的報告。
 
寫出好報告的能力,不論在學校或職場都需要。然而我們的教育卻從來沒有教會我們這件事。本書作者露辛妲‧貝克博士身兼大學講師和專業訓練師,多年來為各界專業人士開班授課,深知大家最需要哪方面的協助,幫助讀者避免犯下隨處可見的寫作錯誤。她提出「6P」系統:思索(pondering)、準備(preparing)、計畫(planning)、停頓(pausing)、產出(producing)與潤飾(polishing),代表寫出有說服力的作品的六個必經階段,並依不同階段提出各種實用的建議與技巧,對學生與上班族來說均極為實用。

★透過本書你將學到:
→讓你的報告與論文與眾不同
→規劃你的時間與資料分類
→找出最適合你的計畫方法
→如何讓報告結構嚴謹、一氣呵成
→透過用字、句子、分段與章節,寫出最具說服力的報告  
 
★你可以這樣做:
1.     在正式動筆前,該做的功課有很多
→先搞懂眼前這項任務的目標是什麼,才能寫出最有說服力的作品。
 
2.     內容不是一切,形式也很重要
→善用各種工具:標題、項目符號、圖片、曲線圖等等,有助於內容呈現,讓報告看起來就很專業。
 
3.拖延也能有好處
→不想動筆時,以下是將毫無生產力的拖延時間轉化為進展的技巧:先詢問某些特定人士的意見、排定時程表、隔一段時間回頭思考題目、決定寫作策略。
 
4.做好資料分類
→一堆資料要讀,但進度始終緩慢。按照本書的五大類別,把每份資料依用途歸入恰當的類別,更有效率篩選資料。
 
5.事先計畫
→計畫得愈周全,愈有利於寫出好報告,也越容易說服讀者。
 
6. 做筆記的訣竅
→許多人開會、上課都做筆記,但最後派不上用場的筆記只是在浪費時間,正確做筆記的三大原則:知道自己的目的地、知道如何到達目的地、知道何時該停止。

● 學校與職場都適用:著重概念啟發,提出的寫作原則與技巧不僅適用於學校的報告,也可應用至職場的企畫案、商業計畫書、新聞稿、投標文件等等,幫助學生在學校取得好成績,上班族提升職場競爭力。

● 循序漸進:系統性介紹思考、準備、計畫、停頓、寫作、修潤等各個階段,是新手必備工具書,也適合已有經驗的人,精進寫作技巧。

● 現學現用:詳細傳授最實用的寫作訣竅與建議,由你自己決定哪一種最適合。

 

 

名人推薦

《銷售的科學》作者  周勝輝
耕莘文教基金會文藝總監  許榮哲  
台大經濟系副教授  馮勃翰
好評推薦
作者簡介 |

露辛妲.貝克(Lucinda Becker)

露辛妲.貝克博士任教於雷丁大學英國文學系,是曾獲獎項的資深教授,致力於培養學生的智識及專業能力。她是英國高等教育學院的高級研究員,已出版許多關於卓越讀書技巧的指南,也長期擔任專業訓練師,在英國及歐洲各地工作,開設溝通和管理技巧訓練課程。

譯者簡介 |

王敏雯
台師大翻譯研究所畢,專職譯者。喜歡翻譯過程中苦樂交參的感受。

書摘 |

目錄

Part 1 思索 Pondering
1.     為什麼要寫論文?
2.     論文應該具備哪些特點?
3.     什麼是研究問題?
4.     好的論文具備哪些條件?
5.     為什麼要寫報告?何時寫?
6.     報告應該具備哪些特點?
7.     寫報告時需要提出研究問題嗎?
 
Part 2 準備 Preparing
8.     擬定策略
9.     搜集資料
10.    用自己獨一無二的聲音說話
 
Part 3 計畫 Planning
11.    你天生擅長計畫嗎?
12.    計畫策略
13.    跨出第一步
14.    四種計畫方法
 
Part 4 停頓 Pausing
15.    消極的停頓
16.    必要的停頓
17.    積極的停頓
 
Part 5 產出 Producing
18.    用字
19.    措辭
20.    句子
21.    段落
22.    章節
 
Part 6 修潤 Polishing
23.    加強文章效益
24.    最後檢查
25.    雙手離開鍵盤,別再改了!

書摘

8.擬定策略

    一旦有人要求你交出報告或論文,你肯定為此惴惴不安,這點沒必要否認。若是學術報告,或許你早有心理準備,知道報告是專案計畫的一部分。如果是商業報告,也會有人給你背景細節,要你著手進行。至於論文,或許你早已下定決心接受這份挑戰,尤其是學位論文,從入學開始你就很清楚非寫不可。但不管你身處哪種情況,這份挑戰光想就教人心驚,你自然而然會拖延一些時日,最後才鼓足勇氣動手,認真準備。

    拖延一段時間不見得是壞事,只是別耽擱過久,否則十萬火急很可能開天窗。耽擱一陣子也有益處,有助於緩解初期的緊張情緒,給自己一點時間消化這件事:你就要創下英勇事蹟(假如聽起來太過戲劇化,不妨去問大學生寫畢業論文或研究生初次上台報告時的感覺)。假設你並未拖延太久,那麼唯一缺點就是:毫無焦點的拖延有時會讓你迷失方向。身處其中的你或許沒察覺到,但即使在刻意拖延的那段期間,你已經開始思索論文或報告的寫法。

    應該沒人會反對,人習慣思考接下來的任務,就算有閃避的念頭,依然會想到解決問題的方法。值此準備階段,若你只是隨口問身旁所有朋友,針對你寫作領域有何看法,或渴望指導教授給你簡單的幾句話,或在腦子裡大致估算時程是否來得及,這就是無效的拖延,你的預備工作做得很糟糕。到最後,你愈來愈搞不清楚下一步該做什麼,更別提該如何達成目標。
    所以拖延也可能帶來好處,但唯有計畫性的拖延才有益處。以下是達成計畫性拖延的技巧:

▶僅詢問某些人士的意見;
▶思考每一階段所需完成的時間;
▶隔一段時間重新思考題目;
▶擬定寫作策略。

    逐一思考上述每一點,你就能把這段毫無生產力的拖延時間變成大好機會,做好埋伏突擊的預備,工作開始有進展。
 
  1. 僅詢問某些人士的意見
  希望朋友、指導教授或同事分享經驗, 告訴你寫出成功的報告或論文的撇步,就好像拜託他們幫助你克服飛行恐懼一樣。你得到的建議可能很籠統,甚至完全無法運用在報告上。此外,人會忍不住把情況講得更嚇人。在你說「夠了」之前,已經接收了大量充滿矛盾、毫無裨益的意見,儘管泰半是好心分享,但聽完這麼多出錯的例子,你發現自己更不想動工了。

     有一種簡單方法能夠避免上述情形。當然你可以對外絕口不提論文或報告,只是你免不了擔心,此法恐怕很難奏效。相反地,你該採取較有效率的方式,也就是只獲得與論文相關的意見。先想清楚要問哪些問題,此外絕不多問。你不但發現自己得到的意見都極為有用,還會發現大多數人都愛回答明確的問題,不喜歡絞盡腦汁提出一般性建議。
……

    2. 排定時程的策略
  有些人喜歡規劃時程,但有人覺得預先排進度壓力很大,所以第一步是先釐清這種策略是否適合自己。當然寫論文或報告的時間因人而異,但兩者運用的技巧都一樣。不管是給你三個星期的時間執行一份專案、寫完報告,或者給你一年推敲論文,你都能夠提出大致的時程,把寫報告或論文巧妙排進日常活動的空檔。

  這種方法有好幾種優點,首先最重要的是能幫助你保持平靜,如此你便不至於隱隱排斥眼前的挑戰,卻說不出為什麼怕。你心中升起一股篤定感,知道自己手上有多少時間能運用。第二,你得以釐清論文或報告每一階段該從何時開始,如此一來,便能在動工前預留「空檔」。同樣地,這種方式也可以用來規劃每一項小工作,三不五時給自己一些時間喘息。過程中適時停頓,好處非常大,只要你知道自己何時該收心就行了。
 
Top Tip:若是安排「空檔」的做法讓你難以安心,你一定得堅持一件事:偶爾讓自己歇息一下。我們的大腦需要時間吸收資料內容,將其分門別類,人的想像力也需要時間沉澱、醞釀,才能夠提出既合理又引人入勝的論點。因此暫時離開工作未必是「完全放空」,這段時間你的頭腦仍在思索各種可能性,等你回來工作時,一定會有更棒的表現。
 
  不論何時,你都可以跟指導教授、朋友或同僚分享進度規劃, 這樣他們才知道你何時會忙論文或報告的事,何時可以做其他事情。乍聽之下在商界似乎行不通,但你會驚訝地發現,只要你能事先讓他們知道你什麼時候無暇分心他顧,而且未來若有需要,你也願意幫助他們,其實同事大多願意配合,盡量不打擾你。若你和其他人同一組,負責某項專案或研究計畫,必須交出報告或論文,而你主動建議排時程,大夥兒都會踴躍贊同——也許他們之前沒想過採取條理分明的方法進行——主動規劃給了你較大自由,如此你便能依據一己需求安排進度。

  最後一項好處要從長遠來看。擬定進度表如同吃下定心丸,知道自己能夠及時完成,還能幫助你釐清每一個階段的必辦事項有哪些:準備、計畫、研究、寫作、編輯、修潤、檢查等等,以及能花多少時間去完成每一項任務。假如你有幾個月時間可以寫,比方說在寫學位論文或為期三個月的商業報告,最好先擬一份長期時程表(比表定事項稍微詳細一點),等到最後幾星期再排定較詳盡的進度表。
 
Top Tip:我見過許多學生和專業人士善用此一訣竅,在倒數計時階段擬定極為詳細的進度表,把每天要做的事情統統排進去,連哪一天休息也註明。你慢慢會摸索出最適合你的進度表,但不用擔心排得太細,只要能符合你的需求就行。
   
  對許多作者來說,排進度表很有用,就算你不是天生愛計畫的人,也不妨試試看,搞不好真的很有幫助。條理井然的計畫彷彿保證你有充裕時間能順利完成,因而感到安心,但實際去做時最好保持彈性。即使事情未能完全按計畫走,也不要棄甲投降,只需稍加更動進度表,你仍然能在截稿日前完成,展現效率。但不管多難達成,都不能更動截稿日。重排時程只是讓你透過白紙黑字,清楚明白雖然接下來的兩星期很忙,之後你便能重新回到軌道上。
 
3.回頭思考研究主題
  我建議你在初期準備階段,三不五時審視你的研究領域,而不是論文題目,這是因為太早確定題目容易招致反效果。就算某一門課要求你交論文或報告題目,或者業務主管指派或贊同你擬好的題目,也並非不能改。所以即使你已經把題目交出去,請記住這不過是暫定,要保持開放心態:一旦想法發展得更完備,你可能會考慮修改題目。當你在初期階段採用此一開放方法,記得把組成題目的關鍵字逐一寫下來,而非寫下完整題目。呈現在眼前的是所有相關資訊,供你思考,但尚未定調。

      請你隔一段時間回頭看看研究主題,這個建議或許有點多餘。這段時間不管你願不願意,主題都會在腦海裡盤旋不去。有時候一覺醒來,你想到了第一段的寫法;在家看電影看到一半,跑去拿筆記本,好記下某個點子。最糟的是當你正在開會或演講,突然擔心起某一章節可能行不通,卻又無能為力,因而備感煎熬。

     你不是隨意瀏覽一遍研究主題就好,而是每隔一段時間,用積極的眼光搜尋、審視主題,以期有新發現。或許是隔幾個小時、幾天,甚至幾星期重看一遍,視你的時程而定。每次這麼做的時候,拿出一張白紙,只要是跟題目有關的關鍵字都寫下來,順時針或逆時針皆可,然後在圓圈當中寫下你的想法,但凡跟任一關鍵字有關都行。這是腦力激盪,不必刻意強調次序,讓想法自然而然浮現就好。

     過程中最有趣的是觀察何者重複,何者老是忘記提到。如果你老是忘記寫下某個關鍵字,停下來思考一下這個點子是否不重要,或寫出來也沒意思。反之,要是你不斷想到某個點子(把先前幾次寫的拿出來對照,一目了然),就表示你認為這一點非納入不可。

     雖然這不算計畫,卻能幫助你激發創意、活化頭腦,也不會造成太大負擔。你開始整理手上的資料,釐清主要論點。切記不要拿出一張光潔的白紙,盯著它瞧,十分鐘後仍是一張白紙,這樣只會造成反效果,令你更加挫折,恐懼不安。此時不妨找網路上的朋友一起腦力激盪,或許有幫助。

     剛才提到把跟關鍵字有關的想法寫下來,這就是腦力激盪,可以獨自進行、也可以找一群朋友或同事一起思考,前提是你認為這樣做有用的話。若你自個兒坐著,卻什麼想法也沒有,很快就會對研究主題失去信心,甚至懷疑自己是否有能力完成報告或論文。

      此時不妨試試網路腦力激盪。先從電子郵件通訊錄裡找出六個人左右,都是跟你的研究有關而且願意支持你的人。寄一封郵件給群組裡的人,先說清楚兩件事:一、你的信上只能有寥寥幾行字;二、他們也只能回覆幾行字。上述規則一下子搞定兩件事:你專心對付使你停滯不前的問題(即使還不確定那是什麼),也能確保回信者不會越俎代庖,主導你的論文或報告。對方可能會告訴你哪一份期刊文章可能有你想要的答案、書上哪一章能佐證你提出的理論,甚至跟你分享幾年前在什麼情況下試過哪一種方法或研究途徑,但並未成功;或是轉告你某人精通此一領域,而對方或許願意幫助你。

  網路腦力激盪的感覺很好,不管你是寄信人或收信人都會覺得愉快。我自己很愛收到這一類的信,喜歡泡一杯茶,點開這封信, 以最大的努力和誠意回覆信上的問題。別人願意請教你總是令人高興,知道別人執行計畫時一樣會遇到撞牆期,這種感覺也很不錯。我的電子郵件通訊錄有三個腦力激盪的群組,當我遇到學術或工作上的問題,就會依照主題寫信給某一群組。碰到問題就寄信問大家的意見,寄完信以後,至少當天就有非常正當的理由,把這件事暫時拋開,我很愛這種感覺。收到回信讓我知道有人樂意支持我,而且訊息通常很管用,能幫助我繼續前行。
 
Top Tip:你應該看得出來,網路腦力激盪是集思廣益、分享靈感的好方法,可以趁機偷懶,卻依然覺得自己還在努力達成目標。當你發現自己體力不支、腦力耗盡,寄一封群組信問問大家, 趁機把論文或報告丟開一陣子,等回信來了再繼續奮鬥。
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詳細資料 |

書籍代號:0ELK0002

商品條碼EAN:9789863592754

ISBN:9789863592754

印刷:單色

頁數:224

裝訂:平裝

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